Secrétaire de Direction (m/f) (réf. E00033647) (réf. F00033648) Expirée

Publiée le 29/01/2025

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Temps de travail
Type de contrat
Langues parlées
FR , DE , LB
Niveau d'étude
Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Inspection générale des finances

L’IGF est une administration placée sous l'autorité du Ministre des Finances et sa mission principale est la préparation annuelle du Budget de l’Etat. L’Inspection émet un avis sur tous les projets dont la réalisation est susceptible d'entraîner des conséquences financières et elle peut être saisie de l'examen de toute autre question que le gouvernement juge utile de lui soumettre.

Missions

  • Au sein du Secrétariat de la direction, vous apportez un support administratif efficace à la Direction et aux unités organisationnelles afin de les assister dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
  • En tant que Secrétaire de Direction, nous souhaitons vous confier les missions suivantes :
    • Garantir une assistance pour la Direction et les chefs de départements dans la gestion quotidienne :
      • Traiter, suivre, classer et archiver les dossiers entrants et sortants;
      • Traiter et mettre en forme des documents, textes, articles, courriers et lettres;
      • Gérer, tenir à jour, assurer la distribution des documents au sein des unités organisationnelles;
      • Coordonner le bon traitement des dossiers par les parties prenantes ainsi que leur archivage;
      • Assurer une parfaite coordination et communication avec les autres membres du Secrétariat de la direction afin de garantir une gestion harmonieuse et efficace des tâches.
    • Organiser l’agenda et les déplacements :
      • Coordonner l’organisation pratique de réunions;
      • Optimiser l’agenda de la direction et des chefs de départements;
      • Gérer les déplacements de la direction ainsi que des autres agents de l’IGF.
    • Gérer la correspondance et les communications téléphoniques :
      • Gérer la réception, le tri, la rédaction et l'envoi de correspondance écrite et électronique;
      • Assurer le suivi des réponses;
      • Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes;
      • Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité des données.

Profil

Compétences techniques

  • Excellente maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et de l’anglais;
  • Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, etc.) et des modes de communication (téléphone, messagerie, visioconférence);
  • Excellentes capacités rédactionnelles;
  • Excellente communication écrite et orale;
  • Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;,
  • Discrétion et respect de la confidentialité;
  • Compétences en matière d’archivage physique et électronique.

Compétences comportementales

  • Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
  • S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
  • Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
  • Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
  • Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
  • Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
  • S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
  • S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

  • Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement de l’Etat;
  • Expérience préalable dans une fonction comparable, auprès de l’Etat ou d’une entité privée;
  • Capacité d’organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l’exactitude;
  • Aisance à travailler sous pression et en respectant les délais;
  • Attitude responsable et accueillante;
  • Approche dynamique, pro-active et autonome;
  • Flexibilité et grande disponibilité requises.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.