Gestionnaire administratif SPSE (m/f) (réf. E00031434) (réf. F00031435)

Qui recrute ?

Missions

• Raison d’être:
  • Effectuer différentes tâches administratives afin d’assister les agents du SPSE dans l’exécution de leurs tâches quoditiennes.
• Rôles et tâches:
  • Garantir une assistance aux agents du service SPSE:
    • Assurer une assistance au niveau téléphonique (Helpdesk);
    • Assurer la gestion du courrier du service;
    • Assurer des démarches administratives pour les détenus (inscription à la commune, récupération de documents, etc.);
    • Préparer l'organisation pratique de réunions;
    • Participer aux réunions et écrire des comptes-rendues.
  • Gérer des données et la documentation:
    • Encoder et importer des données dans des fichiers ou des bases de données et en assurer le contrôle, imprimer et diffuser les listes des données importées;
    • Tenir à jour des données et des bases de données;
    • Effectuer le classement de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
    • Etablir des statistiques.
  • Préparer les dossiers en relation avec la matière à traiter:
    • Gérer le suivi du dossier, gérer la qualité des dossiers, classer et/ou transférer des documents;
    • Assurer la documentation et l'archivage;
    • Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes).

Profil

Compétences techniques

• Compétences métiers:
  • Législations et réglementation:
    • Disposer de connaissances de la législation et la réglementation du domaine d'intervention.
  • Procédures internes/méthodologie:
    • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention ( Manuel de service).
  • Aptitudes techniques:
    • Savoir travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine d'intervention.
• Compétences support:
  • Applications bureautiques:
    • Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
  • Logiciels spécifiques:
    • Connaître les outils informatiques mis en place par l'administration.
  • Matériel et outillage:
    • Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction.
• Compétences langues:
  • Compétences écrites:
    • Allemand: Intermédiaire
    • Anglais: Intermédiaire
    • Français: Expérimenté
    • Luxembourgeois: Expérimenté.
  • Compétences orales:
    • Allemand: Intermédiaire
    • Anglais: Débutant
    • Français: Expérimenté
    • Luxembourgeois: Expérimenté.

Compétences comportementales

• Comprendre : Vous collectez, comprenez et traitez des informations et données, le cas échéant dans un environnement digital;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Communiquer : Vous communiquez clairement à l’écrit et à l’oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.