Coordinateur administratif et organisationnel (m/f) (réf. E00032345) (réf. F00032347)

Qui recrute ?

Missions

• Gestion opérationnelle :
  
  • Assister à la coordination des activités courantes de la division conformément aux objectifs fixés par la direction;
  • Contribuer à la mise en œuvre du programme de travail de l’administration et des projets liés aux missions de la division;
  • Assurer la communication interne ascendante et descendante au niveau du SCRIPT et la circulation de l’information au sein de la division;
  • Contribuer à la coordination entre le SCRIPT, les responsables du MENJE et les parties prenantes, telles que les directions régionales, les directions des établissements de l’enseignement secondaire, des organisations et des partenaires nationaux et internationaux);
  • Coordonner et standardiser les processus de recrutement de nouveaux collaborateurs et d’enseignants déchargés;
  • Assumer toute autre tâche administrative et organisationnelle contribuant au bon fonctionnement de l’administration, selon les besoins.
• Encadrement des agents de la division :
  
  • Instituer une capacité d'écoute et développer une relation de confiance avec les agents;
  • Stimuler la coopération au sein et entre les équipes et promouvoir l’engagement des agents;
  • Gérer le développement des compétences des agents de la division;
  • Veiller à la répartition adéquate des tâches;
  • Gérer les demandes des agents relatives à leur temps de travail et formations en coordination avec le service des ressources humaines, resp. le service d’affectation;
  • Organiser l'accueil et l'insertion professionnelle des nouveaux collaborateurs;
  • Soutenir le responsable de division dans le cadre de la gestion par objectifs (p.ex. l’organisation et la documentation des entretiens individuels et stages).
• Développement organisationnel :
  
  • Faire des propositions de simplification et d'optimisation du fonctionnement de la division (p.ex. en matière d’administration, de gestion d’équipes et de projets, ainsi que de knowledge management);
  • Développer, documenter et diffuser les procédures internes;
  • Piloter la mise en œuvre des changements organisationnels et technologiques;
  • Veiller à la cohérence avec les directives au niveau du SCRIPT et du MENJE, ainsi qu’à la conformité aux dispositions légales.

Profil

Compétences techniques

• Gestion d’équipe et de parties prenantes;
• Gestion administrative;
• Gestion de projet;
• Développement organisationnel dans les domaines suivants : organisation, gouvernance, processus, technologie et « people and culture »;
• Gestion du changement;
• Maîtrise des logiciels de Microsoft 365, ainsi que de logiciels spécifiques en lien avec les missions de la fonction;
• Excellente maîtrise de l’expression orale et écrite dans les langues luxembourgeoise, française et allemande;
• Très bonne maîtrise de la langue anglaise.

Compétences comportementales

• Sens des priorités et pragmatisme : vous maintenez les priorités définies par la direction au premier plan et assurez l’alignement entre les objectifs et les actions des équipes en continu;
• Ingéniosité et adaptabilité : vous ajustez votre approche en fonction des situations et des contraintes ; vous savez générer des alternatives aux méthodes habituelles employées tant par vous-même que par l’équipe;
• Réflexion systémique : vous vous concentrez sur la vue d’ensemble et mettez en évidence les interrelations et synergies potentielles pour apporter des solutions efficaces à un maximum de parties prenantes;
• Action : le but de vos conceptualisations est toujours leur mise en œuvre ; vous pilotez l’exécution pour générer des résultats conformément aux objectifs;
• Engagement : Vous faites preuve de courage et n’hésitez pas à sortir de votre zone de confort;
• Responsabilité et résilience : vous prenez des décisions, vous en assumez la responsabilité, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• Orientation client : vous êtes profondément centré sur l’humain et aspirez à créer un environnement qui permette aux équipes de réaliser leur plein potentiel;
• Soutien : vous agissez comme référence, vous accompagnez et inspirez les collègues, et vous stimulez la coopération autour de l’objectif commun;
• Intelligence émotionnelle et situationnelle : vous faites preuve d’excellentes capacités d'écoute et d'empathie ; vous adaptez votre communication aux besoins de la situation;
• Conscience de soi et curiosité : vous vous remettez en question et aspirez à vous développer tant sur le plan professionnel que personnel.

Atouts

• Connaissance approfondie de l’Éducation nationale y compris son fonctionnement, ses acteurs et sa législation;
• Compétences de médiation;
• Expérience en ressources humaines;
• Affinité pour les nouvelles technologies;
• Une expérience avec des cadres de réflexion créative (design thinking, systematic ideation methods, innovation facilitation, etc.).

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master dans le domaine des sciences en gestion ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine. Une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste comparable est indispensable.
Alternativement, un candidat titulaire d’un diplôme dans une discipline différente de celle requise peut être considéré, sous toutes réserves, si son profil répond à toutes les autres exigences de la présente description de poste et une expérience professionnelle supérieure au minimum demandé peut être démontrée.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.