Assistant d'unité pour la division Social et pédagogique (m/f) (réf. E00032813) (réf. F00032814)

Qui recrute ?

Missions

• Gestion administrative et communication: Assurer la préparation, le suivi et la mise à jour des dossiers liés aux activités / actions de l’unité, Participer activement aux réunions par la rédaction, le traitement, la mise en forme des documents (ordres de jour, courriers, mails, comptes-rendus, rapports, listes, etc), Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures et des documents en collaboration avec les responsables de division et sections, Assurer la transmission de l’information pertinente en interne ainsi qu’en externe, garantissant une communication fluide et efficace, Rapporter régulièrement aux responsables d’unités sur l’état d’avancement des dossiers et des réunions prévues;
• Participation active aux projets de l’unité: Contribuer aux projets d’optimisation et de digitalisation des processus, notamment par la mise en place de workflows numériques et l’automatisation des procédures;
• Gestion organisationnelle: Organiser, gérer et suivre les agendas en tenant compte des priorités et des disponibilités, Assurer la logistique des réunions;
• Gestion des données et de la documentation: Concevoir, développer et maintenir des outils de gestion et des bases de données pour répondre aux besoins de l’unité, en assurant leur fiabilité et leur pertinence, Gérer l’archivage des documents de l’unité;
• Relations avec les acteurs centraux de l’unité: Coopérer avec les agents d’autres administrations/ministères et des partenaires externes dans le cadre du traitement de dossiers de l’unité.

Profil

Compétences techniques

• Gestion des priorités et gestion du temps;
• Communication écrite : rédiger, résumer et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographes et de grammaire;
• Maîtrise des normes rédactionnelles;
• Veille informationnelle;
• Connaissances approfondies en langues luxembourgeoise, française (à l’oral et à l’écrit) et anglaise;
• Bonnes connaissances en langue anglaise (à l’oral et à l’écrit);
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’évaluation;
• Capacité à actualiser ses connaissances;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Permis B2.

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités;
• Disponibilité et flexibilité;
• Faire preuve de réactivité face à des situations compliquées;
• Organisation, précision et rigueur;
• Discrétion;
• Sens de la communication et qualité d’écoute;
• Esprit de l’anticipation, de l’initiative et de l’adaptabilité;
• Capacité à gérer son emploi de temps et à organiser son travail de manière proactive.

Atouts

• Expérience professionnelle requise d’au moins 2 ans dans une fonction similaire.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en tant qu'assistant de direction ou assistant de manager ou de son équivalent.  

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.