Assistant administratif (m/f) (réf. E00033186) (réf. F00033187)

Qui recrute ?

Missions

• Le Service psychosocial de la Fonction publique cherche une personne pouvant assurer le volet administratif du service et ainsi fournir une assistance indispensable au bon fonctionnement du travail des psychologues du Service psychosocial (SPS). Ainsi, la personne aidera de par ses capacités d’accueil et de gestion, à améliorer les conditions de la santé au travail des agents de la Fonction publique. Le SPS est un service handi-accueillant.

• Accueil :
  • Vous offrez un accueil professionnel aux clients du Service psychosocial, par votre présence, au téléphone ou par e-mail;
  • Vous assurez une assistance au niveau de la gestion et de la planification des rendez-vous pour les clients auprès des psychologues du SPS (via Outlook), ainsi que des démarches administratives (certificat de présence, gestion des contacts, etc.);
  • Vous gérez la bonne utilisation des salles (réservation des salles de réunion, équipement, etc.).
• Gestion documentaire :
  • Vous gérez les sources documentaires du service : commande de brochures du service ou de partenaires externes, gestion du stock, recherche de documents manquants, impression des procédures internes.
• Bibliothèques :
  • Vous assurez la documentation et la gestion de la bibliothèque (physique et virtuelle).
• Assistance aux unités organisationnelles :
  • Vous créez et gérez le dossier client informatisé et garantissez la qualité des dossiers;
  • Vous faites des comptes rendus des réunions du service (format Excel);
  • Vous prenez des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (autres unités organisationnelles, agents, personnes et organismes externes);
  • Vous suivez activement des newsletters ou autre de nos partenaires et en informez de manière régulière le service.

Profil

Compétences techniques

• Métier :
  • Vous êtes discret et savez assurer le secret professionnel du service;
  • Vous veillez à traiter les informations dans les délais impartis;
  • Vous savez travailler de manière structurée et systématique;
  • Vous savez fixer les priorités;
  • Vous avez la capacité à communiquer de manière empathique et efficace par téléphone, en manifestant une écoute active et une compréhension profonde des besoins et des émotions des interlocuteurs;
  • Vous savez travailler avec les outils techniques disponibles dans le service pour le domaine de votre intervention.
• Support :
  • Vous savez travailler avec les produits de MS Office.
• Langues :
  • Vous répondez aux exigences de connaissances des 3 langues administratives pour le groupe de traitement B1. La langue courante du service est le Luxembourgeois.

Compétences comportementales

• Discrétion, confidentialité, flexibilité, autonomie;
• Intégrer l’information : vous établissez des liens entre diverses données, vous concevez des alternatives et vous tirez des conclusions adéquates;
• Structurer le travail: vous accomplissez une multitude de tâches différentes de façon systématique;
• Soutenir : vous soutenez vos collègues et vous exercez un rôle d’exemple;
• Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et vous entretenez des contacts constructifs;
• Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et vous évitez toute forme de partialité.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.