Assistant administratif (m/f) (réf. E00033179) (réf. F00033180)

Qui recrute ?

Missions

• Assister à l'organisation quotidienne d’un service d’une douzaine de collaborateurs :
  • Organiser des réunions, c’est-à-dire convoquer les parties concernées, réserver les locaux et veiller à l'équipement adéquat des locaux;
  • Gérer les agendas des collaborateurs du service et assurer l'accueil téléphonique;
  • Gérer les courriers à traiter tout en maintenant un suivi précis des documents envoyés et reçus, et en particulier le flux des dossiers entre le ministère et l’Administration des Transports publics.
• Assister les responsables de projets :
  • Rédiger des comptes-rendus concis et des courriers clairs, structurés et précis pour le service ou pour Mme la Ministre;
  • Assister au suivi du projet, y inclus des factures;
  • Effectuer le classement structuré de documents, ainsi que des fichiers et des listes de données et veiller à leur accessibilité;
  • Assurer l'archivage conformément à la loi de 2018;
  • Relire et le cas échéant corriger d’un point de vue orthographique des courriers et publications.

Profil

Compétences techniques

• Faire preuve d’une excellente capacité rédactionnelle en français, allemand, luxembourgeois et anglais;
• Savoir résumer des informations complexes ou longues pour les présenter de manière claire et compréhensible dans un courrier;
• Maîtriser parfaitement les outils de bureautique;
• Connaître les institutions et de la politique luxembourgeoise.

Compétences comportementales

• Disposer d’une aisance relationnelle et un esprit d’équipe;
• Être capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives dans le souci du travail bien fait;
• Travailler de manière soignée et précise;
• Respecter la confidentialité;
• Savoir gérer le stress et donner et accepter un feedback constructif;
• Faire preuve de fiabilité, de rigueur et de disponibilité;
• S’impliquer dans son travail;
• Avoir une capacité d’adaptation, de réactivité et de flexibilité.

Atouts

• Connaître les différents modes de transport (marche à pied, vélo, voiture, transports en commun) en tant qu’utilisateur.trice régulier.ère;
• Disposer d’une expérience professionnelle en matière de gestion administrative avec un grand nombre de projets simultanés, idéalement dans le domaine de la mobilité.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.