Assistant à la Direction (m/f) (réf. E00033400) (réf. F00033401)

Publiée le 15/01/2025

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Temps de travail
Type de contrat
Langues parlées
FR , DE , LB
Niveau d'étude
Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Direction de l'Institut national de l’activité physique et des sports

La vision de l’Institut national de l’activité physique et des sports (INAPS) est de devenir un centre de compétence et de ressources, qui s’engage à contribuer au développement continu de la qualité du sport et de l’activité physique au Luxembourg, dans toute la société et à tous les niveaux.

Cette contribution au développement qualitatif est réalisée moyennant la formation (initiale et/ou continue) des cadres techniques et administratifs, enseignants et éducateurs, mais également le soutien et le conseil des acteurs et institutions ayant un impact sur le sport et l’activité physique au Luxembourg, comme les ministères, administrations étatiques et communales, ainsi que les fédérations sportives agréées.

Missions

  • Fournir un support à la direction:
    • Assurer les tâches administratives de gestion et de planification de la direction;
    • Soutenir la direction dans l'organisation quotidienne des activités;
    • Effectuer une gestion et des mises à jour des présentations de la direction;
    • Mettre en forme des documents de la direction;
    • Préparer et faire le suivi des arrêtés de nomination de l'administration;
    • Coordonner et gérer l'archivage conformément au tableau de tri;
    • Gérer le sharepoint de la direction;
    • Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers entrants/sortants de la direction;
    • Gérer l’organisation d’événements internes.
  • Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions:
    • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et en prévoyant le matériel logistique nécessaire;
    • Rédiger des rapports, coordonner le suivi de réunions et assurer l’accomplissement des tâches en découlant.
  • Gérer les contacts de la direction:
    • Prendre en charge des appels téléphoniques pour la direction et diffuser les messages;
    • Agir en tant que personne de contact pour la direction;
    • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.

Profil

Compétences techniques

  • Avoir de bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction dans les langues administratives (français, luxembourgeois, allemand et anglais);
  • Afficher une forte affinité aux outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aux plateformes de flux de travail (sharepoint p.ex.);
  • Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions;
  • Connaître la législation et la règlementation de l'administration;
  • Savoir appliquer la gestion électronique des documents;
  • • Travailler avec rigueur tout en respectant une confidentialité absolue.

Compétences comportementales

  • Avoir d’excellentes aptitudes relationnelles;
  • Faire preuve de conscience professionnelle;
  • Faire preuve de rigueur et de fiabilité;
  • Avoir l’eEsprit d’analyse et d’organisation;
  • Être rigoureux et méthodique avec un bon esprit de synthèse;
  • Savoir travailler de manière indépendante ainsi qu'en équipe;
  • Avoir le sens de l'écoute;
  • Faire preuve de discrétion;
  • Avoir la capacité de gérer son temps de travail;
  • Avoir la capacité de travailler efficacement dans des situations de stress.

Atouts

  • Expérience professionnelle à un poste similaire et/ou exigeant les mêmes compétences.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un master ou de son équivalent.

Expérience

Vous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

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