Assistant à la direction (m/f) (réf. E00031991) (réf. F00031992)

Qui recrute ?

Missions

• Fournir un support à la direction :
  • Rédiger, améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
  • Etablir des dossiers et mettre en forme des documents;
  • Coordonner et gérer la correspondance, préparer des réponses à la correspondance;
  • Gérer l’organisation d'événements internes.
• Gérer les contacts de la direction :
  • Prendre en charge des appels téléphoniques et réceptionner et diffuser des messages;
  • Accueillir des personnes externes;
  • Agir en tant que personne de contact pour la direction;
  • Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions :
  • Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
  • Participer aux réunions de direction, rédiger les rapports et assurer le suivi de réunions.
• Assurer et gérer les opérations comptables courantes :
  • Vérifier et contrôler la disponibilité des crédits budgétaires de la section budgétaire de l'administration avant toute demande d'engagement d'une dépense;
  • Préparer les décisions d'engagements et les ordres de paiement des dépenses en respectant les échéances et les délais requis;
  • Contrôler l'exactitude des décisions d'engagements et des ordres de paiement;
  • Assurer le suivi, la transmission et le classement des décisions d'engagements et des ordres de paiement.

Profil

Compétences techniques

• Disposer d’excellentes capacités orales et rédactionnelles en luxembourgeois, allemand et français;
• Connaître la législation et la réglementation de l'administration;
• Connaître le fonctionnement et l'organisation interne de l'administration ainsi que l'organigramme avec les différents services et attributions du personnel;
• Savoir travailler avec les outils office (Word, Excel, Powerpoint);
• Savoir appliquer la législation et la réglementation concernant le budget, la comptabilité et la trésorerie de l'Etat ainsi que celles relatives aux marchés publics;
• Savoir appliquer les dispositions des circulaires du ministère des finances en la matière.

Compétences comportementales

• Développer une vue d’ensemble : développer une vue d’ensemble, générer des alternatives et tirer des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : prendre l’initiative de résoudre les problèmes, mettre en œuvre les solutions et agir pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant comptes des évolutions techniques;
• Soutenir les collaborateurs : agir comme référence, accompagner les collègues, les guider et les soutenir en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : accompagner le client-usager de manière personnalisée, entretenir des contact réguliers et constructifs, appliquer les lignes de bonne conduite administrative;
• Avoir un sens prononcé de la communication : s’exprimer de manière claire et compréhensible par oral et par écrit;
• Aisance relationnelle.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.