Réceptionniste & Assistante Administrative

Rejoignez un prestigieux cabinet d'avocats international en tant que réceptionniste/assistant administratif ! Mettez en valeur vos compétences linguistiques en français et en anglais tout en gérant les appels, en participant aux vidéoconférences et en veillant au bon fonctionnement du bureau. Apportez vos deux années d'expérience dans un environnement professionnel, vos compétences exceptionnelles en communication et votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Votre attitude chaleureuse, votre apparence soignée et votre maîtrise des outils informatiques seront appréciées. Vous bénéficierez d'un salaire compétitif, de possibilités d'évolution et de la chance de travailler dans un environnement dynamique où votre contribution est importante.

Description

• En tant que premier point de contact, vous représenterez notre client de manière professionnelle et amicale, en accueillant et en aidant tous les clients et le personnel.
• Vous serez chargé(e) de gérer et de filtrer tous les appels entrants par l'intermédiaire d'un système téléphonique Cisco, en veillant à adopter une approche professionnelle et courtoise.
• Collaborer avec les bureaux internationaux et les services audiovisuels pour organiser des vidéoconférences, le cas échéant, et servir de contact principal au bureau de Dublin pour l'organisation des voyages des visiteurs internationaux et l'attribution des espaces de bureau.
• Superviser la réservation des salles de réunion, superviser les demandes liées aux réunions et coordonner les dispositions relatives au stationnement des clients et des visiteurs.
• Veiller à la propreté et à la bonne installation des salles de conférence, des salles de réunion et des zones de réception afin de maintenir des normes élevées à tout moment.
• Organiser la restauration pour les réunions internes et externes, selon les besoins, et coordonner efficacement les commandes de nourriture et de boissons.
• Tenir des registres précis et gérer les cartes d'accès aux bâtiments pour les employés et les visiteurs, en veillant à ce que les informations soient à jour.
• Développer une expertise dans le bureau et ses environs afin de fournir des informations utiles et un soutien au personnel et aux visiteurs.
• Vous fournirez un soutien administratif à divers services du bureau, selon les besoins.
• Vous assisterez l'Office Manager dans les tâches liées aux finances.
• La gestion du courrier entrant et sortant sera l'une de vos responsabilités.
• Vous serez chargé(e) d'organiser les réservations de coursiers et de taxis.
• La coordination des réservations de salles de réunion pour les réunions internes et externes fera partie de vos tâches, ainsi que la collaboration avec les services audiovisuels en cas de besoin.
• L'organisation des places assises pour les collègues en visite fait également partie de votre rôle.
• Il est essentiel de veiller à ce que les fournitures de bureau et les installations soient bien entretenues afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Vous travaillerez en étroite collaboration avec des fournisseurs externes pour acheter la papeterie de bureau et les articles connexes sous la supervision de l'Office Manager.
• L'assistance à la comptabilité, telle que la gestion des factures et de la documentation connexe, est un aspect essentiel de votre travail.
• En tant que membre actif de l'équipe chargée de la santé et de la sécurité, vous jouerez le rôle de secouriste et de pompier, jouant ainsi un rôle essentiel dans le maintien d'un environnement sûr.
• Vous serez amené(e) à gérer des événements et des projets occasionnels liés à l'accueil et au bureau, le cas échéant.

Profile

• Un salaire compétitif en fonction de votre expérience et de vos qualifications.
• La maîtrise du français et de l'anglais à un niveau avancé est requise, celle de l'allemand et du luxembourgeois serait un plus.
• Au moins deux ans d'expérience dans une fonction similaire, de préférence dans le domaine des services professionnels.
• Des compétences exceptionnelles en matière de communication, tant au téléphone qu'en personne, sont nécessaires.
• Une apparence soignée et professionnelle ainsi qu'un comportement chaleureux et accessible sont attendus.
• La confiance en soi dans les relations avec les clients et les collègues de tous niveaux est essentielle.
• Capacité avérée à accomplir des tâches de manière efficace et efficiente.
• Aptitude à établir des priorités et à gérer des tâches et des responsabilités multiples.
• Une bonne connaissance des systèmes Cisco est préférable mais pas obligatoire.
• La maîtrise d'outils informatiques tels que Word, Excel et Outlook est essentielle.
• Flexibilité et volonté de faire des heures supplémentaires occasionnellement pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Offre

Notre client est un cabinet d'avocats international.