Office Manager
Publiée le 25/09/2024
AXIS Group
Temps de travail
Type de contrat
Langues parlées
Expérience professionnelle
Télétravail
Vous serez impliqué dans les tâches d'administration quotidiennes, y compris le traitement des appels téléphoniques et des demandes de contact, ainsi que le transfert des demandes aux bonnes personnes à l'intérieur de l'entreprise.Il vous appartiendra de gérer les locaux au quotidien, en vous...
Description
- Vous serez impliqué dans les tâches d'administration quotidiennes, y compris le traitement des appels téléphoniques et des demandes de contact, ainsi que le transfert des demandes aux bonnes personnes à l'intérieur de l'entreprise.
- Il vous appartiendra de gérer les locaux au quotidien, en vous occupant de la préparation des paniers de fruits, des machines à café, des trousses de secours, des écrans à la réception et de l'aide à l'archivage.
- Vous serez responsable de la gestion des livraisons, des courriers, des stocks, des commandes aux fournisseurs et du budget de l'équipe administrative.
- Vous devrez collaborer avec les équipes MarCom pour gérer les événements internes, le registre des visiteurs, l'accueil des externes et les commandes pour le catering.
- La gestion des réservations pour les déplacements, les hôtels et les co-voiturages fait partie de vos responsabilités.
- Vous apporterez un soutien à l'équipe des ressources humaines pour l'intégration et le départ des collaborateurs, ainsi que pour la gestion des interventions dans le bâtiment et des plannings.
- Vous aurez également à gérer administrativement les assurances pour les véhicules, le leasing et les voyages.
- Vous suivrez et gérerez les améliorations et l'entretien des bâtiments en relation avec le Fonds Belval.
- Vous prendrez en charge les projets visant à améliorer les processus internes de durée et de taille variables pour aider les différentes fonctions internes.
- En tant que backup de l'assistante du CEO, vous serez amené à accomplir certaines tâches.
- Vous serez le point de contact principal et communiquerez de manière proactive et régulière avec la Directrice en charge de l'Administration.
- Vous jouerez le rôle de « Travailleur Désigné ».
Profile
- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en secrétariat, administration ou équivalent
- Avec une expérience professionnelle d'au moins 10 ans dans le domaine de l’accueil ou de l’administration, vous avez acquis les compétences nécessaires pour ce poste.
- Une expérience en gestion de projets, notamment en projet impliquant l’IT, serait un atout pour votre candidature.
- Vous avez une excellente maîtrise de la suite Office et vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre flexibilité et votre autonomie.
- Votre excellent relationnel et votre capacité à faire preuve de discrétion sont des atouts essentiels pour ce poste.
- Proactif/proactive, vous savez identifier les problèmes et proposer des solutions innovantes.
- Votre aptitude au travail d'équipe est un atout supplémentaire pour ce poste.
- La maîtrise du luxembourgeois, du français et de l’anglais est essentielle, avec l’allemand considéré comme un atout.
- Le fait de détenir un certificat de travailleur désigné serait également un atout pour votre candidature.
Offre
Notre client propose un contrat temporaire jusque fin d'année
